Arbeidsplassutforming i staten – løsninger for juristene

Norm for arealbruk i staten

Juristforbundet er gjort kjent med at det fra myndighetenes side er utformet en standard norm for arealbruk i staten, som kortfattet går ut på å redusere arealbruken. Dette er blitt videreført i et arbeidsplasskonsept, som er en standardisert sammenstilling av behov i staten: En statsforvaltning, et felles kontorkonsept. Konseptet bygger på at løsninger skal forenkle rask omdisponering av arealer ved endret behov, knyttet til blant annet organisering og de ansattes arbeidsformer. Arbeidsplasskonseptet skal legge til rette for såkalt hendelsesstyrt arbeidsplass, som tilsvarer begrepet aktivitetsbasert arbeidsplass. Det finnes ingen spesifikk definisjon på hva dette er, men trolig har begrepene oppstått i arkitekturfaglige kretser, angivelig som en erstatning for det mer lettfattelige begrepet; åpent kontorlandskap med delte plasser, såkalt «free seating».

Ideen bak arkitekturkonseptet hendelsesstyrt/aktivitetsbasert arbeidsplass, går ut på at brukerne primært jobber i åpne landskap og flytter seg omkring i lokalene hvor det til enhver tid finnes ledige arbeidsplasser, basert på forventninger om skiftende behov, aktiviteter eller hendelser. Tanken bak dette, slik bl.a. Statsbygg har formulert det, er å bidra til eiendoms- og logistikk gevinster, samt å styrke og effektivisere arbeidsprosesser, samhandling og trivsel. Konseptet bygger på ideen om at rom påvirker atferd, slik at målene realiseres ved at brukerne endrer og tilpasser sin atferd, samtidig som kontorkonseptet kan tilby muligheter for arealinnskrenkninger.

Vi velger å tro at arealnormen og arbeidsplasskonsept i staten har gode hensikter, både for de ansatte og for statlig forvaltning. Imidlertid er vi tvilende til at et kontorkonsept understøtter funksjonelle og egnede arbeidsplasser for alle brukere, som om de skulle vært medlem i en homogen gruppe. Prosessen fremstår også som en «for og imot kamp», mellom staten og de ansatte. Partene har tilsynelatende bestemt seg på forhånd om hva de mener er beste arbeidsplasskonsept, og det uten å ha et tilstrekkelig faktabasert underlag om arbeidsmønsteret til de respektive brukere. Dette påpekes også av Statsbyggs direktør Harald Nikolaisen, som i Aftenposten den 3.februar skrev om «store kunnskapshull på kontoret» og etterlyser mer kunnskap om støy, ventilasjon, kontortyper og arbeidsformer.

Hva forteller forskning og undersøkelser om kontor?

Det vil alltids mangle kunnskap, men det må ikke lede oss dithen at kunnskapen som finnes ikke blir anvendt. Mye av forskningen på kontor kommer utvilsomt fra store stater som USA, UK og Tyskland, som ikke alltid er relevant for norske forhold. Imidlertid finnes det forskning og analyse i Norge. I overveiende grad pekes det på at kontorlandskap med lite fysisk skjerming bidrar til å forsterke utfordringer med forstyrrende støy.

En gjennomgang av 26 studier internasjonale studier konkluderer med at det ikke påvist at fleksikontor/ åpent landskap kan oppfylle krav til arbeidsmiljø for kognitivt utfordrende og konsentrasjonskrevende arbeid med krav til korttidshukommelse.[1] Resultater fra den vitenskapelige litteraturen peker på opplevelsen av dårligere arbeidsmiljø, mer stress og slitenhet, lavere produktivitet, dårligere helse og økt sykefravær. Det er ikke beskrevet hvordan produktivitet er målt. Imidlertid er det i Norge dokumentert at brukere som plages av uro og avbrytelser på kontoret, i større grad enn andre kommer på etterskudd med arbeidsoppgaver. Resultatene viser at det er betydelig større utfordringer med støy i åpne kontorlandskap og delt kontor enn i enekontor.[2] Imidlertid er det også funnet fordeler med åpne landskap og delt kontor. Informasjonsflyten er bedre, og de ansatte blir som oftest raskere kjent med hverandre.

Forskning på norske arbeidsplasser i regi av Statens Arbeidsmiljøinstitutt har påvist at det er høyere risiko for økt sykefravær i delt kontor og åpne landskap enn i enekontor.[3] Forskningen peker spesielt på økt smittefare og at brukerne opplever mer forstyrrelser på arbeidsplassen. Det gjort lignende funn i vårt naboland Danmark.

Kartlegging av arbeidsmønster og definisjon av profiler for jurister

I 2019 iverksatte Juristforbundet et prosjekt for å skaffe bedre kunnskap om våre medlemmers arbeidsmønstre, studere anvendbar forskning, og få bedre innsikt i myndighetenes anbefalinger og eventuelle føringer for valg av kontoruforming i staten, og faglige begrunnelser. Juristforbundet engasjerte analyse- og rådgivingsselskapet Company Pulse, for å bidra med faglig og uavhengig ekspertise og metodisk kartlegging. Deltakerne registrerer sitt arbeidsmønster atferd og svarer hovedsakelig på objektive spørsmål.

Vår hypotese er jurister i staten, og forøvrig, neppe er en homogen gruppe. Typiske forskjeller vil være knyttet til møtevirksomhet, reisevirksomhet, bruk av datautstyr, hjemmekontor, mobilt kontor, behov for konsentrasjon og samarbeid, samt opplevelser av støy, avbrytelser, rot i lokalene og dataproblemer, og hvilken betydning dette har for å få jobben gjort, dvs. produktivitet. Undersøkelsen vil gi et godt grunnlag for å forstå hvilke arbeidsplasskonsepter som er best egnet for jurister og hvordan ulike kontortyper påvirker arbeidsmønster, trivsel og effektivitet. Det vil gjennomføres tre målinger. Flere perioder og flere målepunkter tilbyr økt kvalitet i datagrunnlaget, studere kortsiktige og mer langsiktige effekter og sikre en god involvering av medlemmene. Her er et kort sammendrag fra den første undersøkelsen blant våre jurister i staten:

• Juristene jobbet median 8 timer og 15 minutter på virkedager.
• Avbrytelser, støy og brukeropplevde dataproblemer er største tidstyver på arbeidsplassen.                                     
• Det er rapportert om betydelig mer forstyrrende støy i delt kontor og åpne landskap enn i enekontor.
• 54 % svarte at det var «på etterskudd». De som svarte «på etterskudd» har jobbet mer og rapporterte om flere tidstyver på arbeidsplassen enn de som svarte «ajour».
• 43 % av de som har delt kontor og åpne landskap har brukt stillerom. Kommentarer i undersøkelsen tyder på at mange stillerom ikke er tilrettelagt for ordinært kontorarbeid og heller ikke beskytter tilstrekkelig mot støy.
• 19 % har jobbet fra hjemmekontor, median 1 time per dag. Ledere på ulike nivåer er overrepresentert, mens saksbehandlere og rådgivere jobbet minst på hjemmekontor.

Videre prosess for kartlegging av juristenes arbeidsmønster

Det finnes neppe et fasitsvar for hvilket kontorkonsept som er best egne for jurister i staten. Imidlertid har vi fått avdekket at jurister ikke har et homogent arbeidsmønster, og at det er betydelige utfordringer knyttet til å jobbe uten tilstrekkelig skjerming på kontorarbeidsplassen. Vi har funnet at mange jurister i staten rapporterer om problemer med datautstyr, og at dette er en tidstyv. Det har også blitt påvist en negativ sammenheng mellom tidstyvene og det å være «på etterskudd». Det vil si at problemene på arbeidsplassen går ut over effektiviteten. Det er uheldig for den enkelte jurist, for virksomhetene de jobber for, og angivelig også for brukerne av tjenester som staten har ansvaret for.

Smittesituasjon som er oppstått i forbindelse med koronapandemien bør forsterke hensynet til hvilke arbeidsplasskonsepter som best understøtter arbeidsplasser for våre medlemmer. Statens Arbeidsmiljøinstitutt har påvist at sykefraværet er betydelig høyere i åpne kontorløsninger og delt kontor, og peker i sin rapport på økt smittefare og forstyrrelser på arbeidsplassen. Det er også påregnelig at å dele på arbeidsplasser fremfor å ha en fast plass, slik hensikten er med hendelsesstyrt/aktivitetsbasert arbeidsplass, vil øke smittefaren ytterligere.

Under situasjonen med koronapandemi har Juristforbundet anbefalt våre medlemmer hjemmekontor, uavhengig av kontorutforming på det ordinære arbeidsplassen. Trolig vil vi også i fremtiden anbefale hjemmekontor for våre jurister i staten ved en eventuell pandemi. Juristforbundet vil med stor sannsynlighet anbefale mer bruk av hjemmekontor i fremtiden, uavhengig av en ny pandemisituasjon. Imidlertid vil vi avvente en slik eventuell anbefaling, til etter at vi får innsikt i resultater fra neste arbeidsmønsterkartlegging, som er stipulert til høsten 2020.  

Norges Juristforbund har tre spørsmål til KMD vi ønsker besvart:

1. Er det vesentlig informasjon som KMD mener ikke er hensyntatt i vår beskrivelse av arealnorm og arbeidsplassutforming i staten, og hva er å så fall dette?
2. Har KMD dokumentert forskning og/eller resultater fra metodiske og statistiske undersøkelser fra norske arbeidsplasser, som påviser eller med stor sannsynlighet understøtter at valgt arealnorm og føringer for arbeidsplassforming, jfr. hendelsesstyrt/aktivitetsbasert arbeidsplass, bidrar til måloppnåelse? (ut over mål om redusert arealbruk og reduserte kostnader til «eiendomsdrift»)
3. Hvordan vil KMD forholde seg til forskning på norske arbeidsplasser, jfr., STAMI, som påviser høyere sykefravær i «åpne landskap» og delt kontor, og trolig økt smittefare ved innføring av «hendelsesstyrt arbeidsplass»?