Utfordringer ved faktaundersøkelser

Er dette en tilfredsstillende metode og hvilke utfordringer foreligger?

Ved konflikt på arbeidsplassen har arbeidsgiver rett og plikt etter arbeidsmiljølovens regler til å sette i verk tiltak for å klarlegge den konflikten som har oppstått. En faktaundersøkelse kan være et nyttig hjelpemiddel som en del av denne konflikthåndtering.

Faktaundersøkelse er en metode for å få frem og dokumentere de faktiske forhold i en arbeidsmiljøsak der det foreligger klager eller varsel på arbeidermiljøet.

En faktaundersøker skal deretter, med utgangspunkt i de faktiske forhold, vurdere om de eventuelt sannsynliggjorte handlinger og situasjoner er å anse som brudd på arbeidsmiljøloven og/eller arbeidslivets ulovfestede spilleregler.

Hva går metoden ut på?

Formålet med en faktaundersøkelse er å kartlegge de faktiske forholdene i en arbeidskonflikt. En faktaundersøkelse baserer seg i stor grad på intervjuer med de involverte parter, vitner eller andre som besitter relevant informasjon i saken. Skriftlige eller elektroniske dokumenter kan også fremlegges og brukes som underlagsmaterialet i den grad dette bidrar til å klarlegge faktum. Det følger av aml. § 2-3 at arbeidstakere plikter å delta i slike undersøkelser.

Juristforbundet er enig i at metoden vil kunne være et godt redskap både for arbeidsgiver og arbeidstaker for å komme til bunns i vanskelige saker. Samtidig kan det være noen utfordringer ved bruk av denne metoden som man bør vær klar over.

Forsvarlig saksbehandling 

For å gjennomføre en realistisk faktaundersøkelse stilles det krav til god og forsvarlig saksbehandling. Undersøkelsen må gjennomføres på en slik måte at rettssikkerheten til alle impliserte ivaretas fullt ut. I så måte er det avgjørende at de som gjennomfører en faktaundersøkelse har kompetanse til å gjennomføre en slik undersøkelse, og at de arbeider fullt ut kontradiktorisk.

Kravet til kontradiksjon på et hvert trinn innebærer at vedkommende blir forelagt den informasjon i saken som måtte omhandle en selv og at en gis anledning til å komme med kommentarer eller korrigerende opplysninger som følger av rapporten. Dette er viktig for hvilken troverdighet rapporten vil ha i ettertid.

Dessverre har vi opplevd at arbeidsgivere, med hjelp av eksterne aktører, har valgt å gjennomføre «faktaundersøkelse» uten å sikre kontradiksjon. I et spesielt tilfelle hvor det forelå påstander om kritikkverdig opptreden av en leder, hyret arbeidsgiver inn et advokatfirma som satte i gang en undersøkelse. Advokatene intervjuet kun de arbeidstakerne som hadde fremsatt negative påstander mot lederen, men unnlot å intervjue lederen. Følgelig kom rapporten og dens innhold meget overraskende på lederen. Nevnte prosess ivaretok ikke de rettssikkerhetsprinsipper som skal foreligge ved en faktaundersøkelse.

Tillit og habilitet

Det er et strengt habilitetskrav til de som skal gjennomføre faktaundersøkelsen. Dette er avgjørende for at de involverte skal oppleve prosessen som riktig. 

Habilitetsutfordringene gjør seg særlig gjeldende hvis en faktaundersøkelse skal gjennomføres med interne ressurser, f.eks. egne HR-ressurser. Vår anbefaling er at hvis sakens alvorlighetsgrad tilsier at det skal gjennomføres en faktaundersøkelse, så bør arbeidsgiver benytte seg av ekstern bistand. Videre er det et generelt råd at det benyttes konsulenter som er skolerte.
Det er flere aktører på markedet som tilbyr å gjennomføre faktaundersøkelser. Det blir stadig flere, og ikke alle innehar nødvendig kunnskap og kompetanse til å gjennomføre tilfredsstillende undersøkelser.

I kartleggingssamtaler med den enkelte er det viktig at faktaundersøkerne opptrer på en slik måte at det skapes tillit. For å skape tillit må faktaundersøkerne opptre nøytralt. Deres egne moralske betraktninger eller vurderinger skal ikke påvirke prosessen.

Vi har erfart at intervjuobjekter, uavhengig av hverandre, ga tilbakemelding til de tillitsvalgte og arbeidsgiver om at faktaundersøkerne hadde opptrådt uhøflig og arrogant, og at faktaundersøkerne hadde fremsatt påstander om intervjuobjektene som de selv ikke kjente seg igjen i. Rapporten bidro i dette tilfellet til en eskalering av konflikten.

Referat og rapport

Det bør skrives referat fra intervjuene som gjengir hovedpunkter fra samtalen. For å sikre at faktaundersøkerne har oppfattet intervjuobjektet korrekt, er det god praksis at referatet ferdigstilles og undertegnes av intervjuobjektet før samtalen avsluttes. En faktaundersøker må vurdere om det er nødvendig med ytterligere samtaler med en eller flere av de impliserte, eller andre vitner som kan bidra til å oppklare faktum.

Når faktainnhenting er ferdig, utferdiges det en rapport hvor det kartlagte faktum vurderes opp mot arbeidsmiljølovens regler og eventuelle interne retningslinjer. De involverte partenes ansvar må vurderes opp mot deres roller i arbeidsmiljøet. Rapporten vil inneholde en sammensatt juridisk vurdering, på et nivå som bør foretas av en jurist.

I mange tilfeller inneholder faktaundersøkelsen kun en konklusjon om hvorvidt det foreligger kritikkverdige forhold eller ikke. Undersøkelsen inneholder ikke alltid konkrete råd om tiltak som arbeidsgiver bør iverksette. Tiltakene fastsettes da etter at rapporten er blitt gjort kjent for de involverte parter.

Å gjennomføre en faktaundersøkelse kan i seg selv være en utfordring forarbeidsmiljøet. Det er viktig at arbeidsgiver er dette bevisst, og gjennom tiltak søker å normalisere arbeidsmiljøet etter at kartleggingen er avsluttet.   

Oppsummert

En faktaundersøkelse er en god metode når påstander i et varsel eller klage skal undersøkes nærmere.

Vår anbefaling er at de involverte er bevisste på de juridiske utfordringer som i denne artikkelen har skissert, og at det også er fokus på det arbeidet som skal gjøres i etterkant for å normalisere arbeidsmiljøet.