Hjemmekontor – praktiske og rettslige problemstillinger

Vi vil forsøke å belyse disse noe nærmere i denne artikkelen. Enkelte av problemstillingene er det ikke noe klart svar på, men må vurderes helhetlig ut fra arbeidsretten og den samfunnsmessige situasjonen vi befinner oss i. 

Muligheten for hjemmekontor er gjerne et tilbud som arbeidsgiver tilbyr arbeidstakere som en del av en fleksibel arbeidstidsordning. Noen arbeidstakere benytter seg av muligheten for hjemmekontor på jevnlig basis, noen bruker hjemmekontor på kvelder og i helger, mens andre aldri arbeider hjemmefra. Enkelte virksomheter har innrettet seg slik at antall fysiske kontorarbeidsplasser er lavere enn antall arbeidstakere, med en forutsetning om at arbeidstakerne jevnlig arbeider fra andre steder enn kontoret. 

Arbeidsgivers pålegg om hjemmekontor

Loven regulerer ikke særskilt bruk av hjemmekontor. Muligheten til å bruke hjemmekontor følger gjerne av arbeidsavtale, personalhåndbok eller annen avtale. Dersom det ikke er regulert, blir det en vurdering om arbeidsgiver har adgang til å regulere bruken av hjemmekontor gjennom styringsretten. Denne defineres som arbeidsgivers rett til å organisere, lede, fordele og kontrollere arbeidet. I de tidene vi er inne i nå, hvor myndighetene har kommet med klare oppfordring om bruk av hjemmekontor, må det antas at arbeidsgiver innenfor en midlertidig periode kan pålegge dette, såfremt det lar seg kombinere med de arbeidsoppgavene som skal utføres. 

For de som av ulike grunner ikke ønsker eller kan ha hjemmekontor, for eksempel på grunn av helsemessige eller andre praktiske forhold, anbefaler Juristforbundet at partene har en dialog om å finne en god løsning.

Rettslige rammer for bruk av hjemmekontor

Hvilke rettslige rammer som gjelder for bruk av hjemmekontor, følger gjerne av arbeidstakerens avtalte arbeidsordninger, jf. ovenfor. Det varierer hvordan bruken av hjemmekontor praktiseres. Dersom det ikke finnes gode, praktiske ordninger for bruk av hjemmekontor, anbefaler vi at den tillitsvalgte og verneombud drøfter hvordan hjemmekontor kan gjennomføres på en hensiktsmessig måte. Dette vil sikre forutsigbarhet og likebehandling.

I en vanlig arbeidshverdag vil det normalt være tilstrekkelig at hjemmekontor avklares med arbeidsgiver i forkant. At arbeidstakeren er gitt en mulighet til å ha hjemmekontor, innebærer ikke at en kan kreve å ha det som en uregulert ordning. Arbeidstakerens behov må vurderes opp mot virksomhetens behov. Dette gjelder også for arbeidsordninger som følge av koronasituasjonen..  

Rettigheter og plikter ved bruk av hjemmekontor

Det finnes en egen forskrift om arbeid som utføres i arbeidstakerens hjem. Forskriften er fra 2002, og det ble våren 2021 foreslått endringer mht. å tydeliggjøre anvendelsesområdet for forskriften, blant annet med følger for når det kan kreves avtale om bruk av hjemmekontor. Endringene var ute på høring våren 2021, og det må antas at de nye reglene er på plass i løpet av våren 2022.

Det følger av ordlyden i dagens forskrift § 1 at forskriften ikke gjelder for «kortvarig eller tilfeldig arbeid». Hjemmekontorsituasjonen på grunn av koronapandemien er av usikkert omfang. Nåværende hjemmekontorløsning skyldes smittevernssituasjonen i samfunnet. Ut fra teori og praksis, har det etablert seg en aksept for ordningen med hjemmekontor er av mer varig karakter, med den følge at forskriften kommer til anvendelse. Dette virker også rimelig, tatt i den samfunnsmessige situasjonen vi nå er inne i.

Som følge av forskriften, og praksis knyttet til denne, er det anbefalt at det inngås en tilleggsavtale til arbeidsavtalen som regulerer bruken av hjemmekontor. Den viktigste følgen av en slik avtale, er at partene avtaler rammer for arbeidstid med forventninger om tilgjengelighet, krav til arbeidsmiljø, eierforhold til kontor- og teknisk utstyr, dekning av bredbånd samt bevissthet rundt personvern. De generelle rammene om arbeidsmiljø som følge av arbeidsmiljøloven gjelder for alle arbeidstakere, også de som jobber fra hjemmekontor. Det betyr blant annet at arbeidsgiver har ansvaret for å ivareta et fullt forsvarlig arbeidsmiljø for arbeidstakerne. Ansvaret innebærer eksempelvis at arbeidsgiver innenfor visse rammer må legge til rette slik at arbeidet fra hjemmekontoret ikke fører til plager, skader eller sykdom hos arbeidstakerne. Hvor langt ansvaret strekker seg, beror blant annet på muligheter for tiltak og samlede kostnader. I denne spesielle situasjonen vi nå er inne i, oppfordrer Juristforbundet til fleksibilitet fra begge parters side med det formål å finne frem til praktiske og funksjonelle ordninger.

Noen arbeidstakere har behov for særskilt tilrettelegging av arbeidsplassen. Dette er fulgt opp for arbeidsplassen på kontoret, uten tilsvarende tilrettelegging på hjemmekontoret. Dette har for de fleste vært løst ved at arbeidsgiver innen visse rammer er behjelpelig med å finne gode, fysiske ordninger også for hjemmekontoret, for eksempel ved at arbeidstakeren kan ta med seg noe av utstyret fra kontoret hjem, som kontorstolen eller annet ergonomisk utstyr, eller at det anskaffes tilsvarende kontorutstyr for bruk på hjemmekontoret.

Et gjentagende spørsmål er om arbeidstakers rett til dekning av utgifter til bredbånd ved bruk av hjemmekontor. Noen arbeidstakere har allerede en ordning om dekning av bredbåndsutgifter i arbeidsavtalen. De som ikke har slik ordninger, bør søke arbeidsgiver om dekning, da dette er utgifter som kommer som følge av arbeidssituasjonen, Pålegget om bruk av hjemmekontor kommer fra myndighetene, mens ansvaret for gjennomføring skyves over på arbeidsgiver. Om arbeidstakeren blir påført ekstra utgifter i forbindelse med hjemmekontoret, er det nærliggende at arbeidsgiver dekker disse.

Taushetsplikt og personvern på hjemmekontoret

Regler om taushetsplikt og behandling av personopplysninger vil gjelde tilsvarende på hjemmekontoret. Vi vil anbefale at dette reguleres i tilleggsavtalen. Den enkelte arbeidstaker må sørge for å ivareta taushetsplikten og forsvarlig behandling av personopplysninger på vanlig måte. Dette innebærer at arbeidstakeren selv må sørge for å oppbevare dokumenter forsvarlig slik at utenforstående eller andre i husstanden ikke får tilgang til disse. Juristforbundet har skrevet mer om behandling av personopplysninger på hjemmekontor i denne artikkelen. 

Om du som medlem av Juristforbundet har spørsmål knyttet til bruk av hjemmekontor, arbeidsmiljø, omsorgspermisjon eller andre spørsmål om arbeidsforholdet ditt, kan du ta kontakt med Juristforbundets Advokatkontor på advokat@juristforbundet.no.