Kravene til offentlighet må opprettholdes

Justis- og beredskapsdepartementet foreslår et tillegg i offentleglova § 14 første ledd som gjør det klart at ikke bare organinterne dokumenter som sådan, men også journalinnføringer som gjelder organinterne dokumenter, kan unntas fra offentlighet.

Juristforbundet mener at de foreslåtte endringene vil bidra til en innskrenking i offentlighetens rett til innsyn, og at forslaget ikke bygger på reelle og saklige behov. Juristforbundet mener at et unntak fra innsyn for journalinnføringer av organinterne dokumenter vil innebære at en stor gruppe offentlige saksdokumenter vil falle utenfor innsynsretten, fordi de ikke blir oppdaget eller ikke kan påvises gjennom journalene.

Dette kommer frem i forbundets høringssvar til departementets forslag til endringer i offentleglova, offentlegforskrifta og arkivforskrifta, for så vidt gjelder innsyn i journalinnføringer m.m. som gjelder organinterne dokumenter.

– Dette er en farlig vei

– Det er en farlig vei Justisdepartementet her har beveget seg inn på, uttaler Juristforbundets president Sverre Bromander i en kommentar til høringssvaret. – Vi forventer at dette forslaget blir lagt bort etter høringsrunden, at justisministeren nå får øynene opp for hvilke negative konsekvenser dette forslaget kan få.

– Juristforbundet ser hvor viktig innsynsreglene er for å holde en helt nødvendig demokratisk kontroll med myndighetene og offentlig sektor. Åpenhet og gjennomsiktighet er helt grunnleggende. Dersom noe ikke tåler offentlighetens lys, bør det i utgangspunktet ikke forekomme. Så må man selvfølgelig ha noen viktige, men snevre, unntaksregler der dette er helt nødvendig. Men dette lovforslaget er etter vår vurdering noe veldig annet enn helt nødvendige unntaksregler, mener Bromander.

– Det er vanskelig å forstå at forslaget vurderes som nødvendig i det hele tatt. Bare at det fremmes, gir grunn til bekymring. Det er ikke lenge siden vi sluttet opp om slagordet «Mer demokrati, mer åpenhet!». Nå vurderer altså Justisdepartementet den motsatte veien.

Arkivplikten må overholdes

Departementet begrunner forslaget til unntak fra innsyn for journalinnføringer blant annet slik: «Et generelt unntak for slike journalinnføringer og innføringer i lignende registre vil etter departementets vurdering trolig bidra til at et større antall organinterne dokumenter journalføres og arkiveres enn i dag. Dette vil bedre muligheten til å finne igjen og holde bedre oversikt over organinterne dokumenter. ... Det vil også trolig føre til bedre etterlevelse av arkiveringsplikten etter arkivforskrifta § 14, og dermed at flere dokumenter blir arkivert og ivaretatt for ettertiden.»

I høringssvaret hevder Juristforbundet at departementet ikke har grunnlag for å mene at «publiseringen av journalinnføringer for organinterne dokumenter og innsyn som følger med en eventuell journalføring av interne dokumenter, rent faktisk fører til at en del organer ikke journalfører slike dokumenter», og at den foreslåtte unntaksadgangen «vil bidra til at et større antall organinterne dokumenter journalføres og arkiveres enn i dag».

Høringssvaret viser til at offentlige organer har plikt til å arkivere alle dokumenter som blir til som ledd i organets virksomhet, dersom de har verdi som dokumentasjon eller er gjenstand for saksbehandling, uavhengig av om dokumentene er utvekslet med eksterne eller er utarbeidet for intern bruk. Dersom offentlige organer velger å ikke arkivere dokumenter i frykt for at dokumentet skal journalføres, må dette møtes med målrettede tiltak for å sikre at arkivplikten overholdes.

Forutsetning for tillit til forvaltningen

Juristforbundet fastslår i høringssvaret at det i størst mulig utstrekning bør praktiseres offentlighet både i statens og kommunenes saksdokumenter. Det vises til offentleglova § 1, der formålet med loven er å legge til rette for at offentlig virksomhet er åpen og gjennomsiktig. Dette skal styrke informasjons- og ytringsfriheten, demokratisk deltakelse, rettssikkerhet og tillit, og kontroll med forvaltningen. De hensynene som offentlighetens rett til innsyn skal ivareta, er grunnleggende i et demokratisk samfunn. Dette innebærer at unntak fra innsyn må bygge på reelle og saklige behov og ikke går lenger enn det hensynene bak unntakene krever.

Forbundet påpeker at forvaltningen er satt til å gjøre en jobb på vegne av fellesskapet, og at åpenhet og gjennomsiktighet er en nødvendig forutsetning for tilliten til forvaltningen. Et unntak for journalinnføringer vil kunne bidra til en mistanke om at forvaltningen ønsker mer hemmelighold av sine interne arbeidsprosesser, noe som igjen kan redusere tilliten til forvaltningen. At departementet ikke vil «røpe … eksistensen» av dokumenter, anses ikke som en reell og saklig begrunnelse for unntak.

Høringssvaret er utarbeidet av Juristforbundets fagutvalg for forvaltningsrett og vedtatt av hovedstyret. Utvalget består av advokat Ole Henrik Brevik Førland, Asker kommune, seniorrådgiver Charlotte Børde, Statens sivilrettsforvaltning og seniorrådgiver Lars Finholt Jansen, Utlendingsdirektoratet.