Behandling av personopplysninger på hjemmekontor
Som følge av koronapandemien jobber i dag mange av våre medlemmer og tillitsvalgte hjemmefra. De aller fleste arbeidsgivere har i dag gode digitale løsninger som gjør at arbeidstakeren får utført arbeidet hjemmefra via systemer som ivaretar datasikkerheten på en tilfredsstillende måte.
Gode personvernrutiner er like aktuelt når vi jobber hjemmefra, også i tillitsvalgtarbeidet. Som tillitsvalgt sitter du kanskje med medlemslister, notater og andre personopplysninger om medlemmene. Dette er personopplysninger som må lagres sikkert, uavhengig om lagringen skjer fysisk eller elektronisk. Det er viktig at personopplysninger om medlemmer ikke flyter rundt, selv om vi jobber hjemmefra. Stikkordene du skrev ned på notatblokken fra telefonsamtalen med et medlem tidligere på dagen må lagres på trygt sted dersom du har behov for å ta vare på disse. Hvis ikke må de makuleres. Det er ikke tilstrekkelig at disse notatene legges sammen med annet papir til gjenvinning. Medlemsopplysninger skal lagres på eget område på datamaskinen og du bør ha en egen mappe i e-postkassen som kun gjelder tillitsvalgtarbeid. Lukk systemer når du avslutter arbeidet for dagen slik at ikke medlemsinformasjon kan tilflyte andre. Det kan også være fornuftig å gi tydelig beskjed til medlemmet du snakker med på telefonene om at du sitter på hjemmekontor, og at det kan være du blir forstyrret underveis i samtalen.
Juristforbundet har utarbeidet en veileder for behandlingen av personopplysninger for tillitsvalgte. Veilederen er like relevant for deg som tillitsvalgt enten du utfører tillitsvalgtarbeid fra arbeidsplassen eller fra hjemmekontor. Som tillitsvalgt er du forpliktet til å behandle medlemmenes personopplysninger i tråd med føringene fra Juristforbundet sentralt.
Veilederen finner du her:https://www.juristforbundet.no/tillitsvalgt/personvern/veileder-ved-behandling-av-personopplysninger/
Se også våre tre videosnutter om personvern og personopplysninger, og hvordan du skal behandle dem her: https://www.juristforbundet.no/tillitsvalgt/personvern/hva-er-personvern-og-personopplysninger/
Har du spørsmål knyttet til behandlingen av personopplysninger i kraft av din rolle som tillitsvalgt, kan du ta kontakt med Juristforbundets personvernombud Helene Dorans via personvern@juristforbundet.no eller hd@juristforbundet.no.