PERSONVERNERKLÆRING FOR JURISTFORBUNDET

Behandling av personopplysninger i Juristforbundet

Juristforbundet er avhengig av at du som medlem eller kunde har tillit til oss. Vi er opptatt av å ivareta ditt personvern på en betryggende måte og i henhold til norsk lov. Nedenfor kan du lese om hvilke opplysninger vi samler inn, hvorfor vi gjør dette og om dine rettigheter knyttet til behandlingen av personopplysninger.  

Behandlingsansvarlig for personopplysningene vi behandler er Norges Juristforbund, ved Generalsekretær Magne Skram Hegerberg. Vår kontaktinformasjon er:

Adresse: Kristian Augusts gate 9, 0164 Oslo
Telefon: 40 00 24 25
Org.nr.: 970168087

Du kan til enhver tid kontakte Juristforbundet dersom du har spørsmål om vår behandling av dine personopplysninger på e-post personvern@juristforbundet.no.

Vær oppmerksom på at bruk av e-post har mange svakheter som gjør at fortrolige opplysninger kan komme på avveie. Vi anbefaler derfor ikke å sende sensitive eller fortrolige opplysninger med e-post.

Hvilke personopplysninger samler vi inn om deg?

Vi samler inn og bruker dine personopplysninger til ulike formål avhengig av hvilken tilknytning du har til oss og hvordan vi kommer i kontakt med deg.

Som medlem av Juristforbundet vil vi behandle opplysninger om deg som er nødvendige for at vi skal kunne administrere ditt medlemskap og for at du skal få tilgang til dine medlemsfordeler eller aktuelle tjenester. Behandlingsgrunnlaget vil være den avtale som inngås mellom deg og Juristforbundet, særskilt samtykke eller berettiget interesse (GDPR artikkel 6 nr. 1. bokstav a, b og/eller f). Som fagforening kan vi behandle særlige kategorier personopplysninger om egne medlemmer etter personvernforordningens artikkel 9 nr. 2 bokstav d.

De opplysningene som registreres ved oppretting av medlemskap er:

  • Navn
  • Fødselsnummer - dette registreres slik at Juristforbundet kan innberette til skattemyndighetene innbetalt kontingent for at du kan få skattefradrag.
  • Adresse
  • E-postadresse
  • Mobilnummer  
  • Utdanningssted og virksomhet du arbeider ved
  • Faktureringsinformasjon

Når du tar kontakt med Juristforbundet som medlem, deltar på medlemsaktiviteter, svarer på medlemsundersøkelser eller på annen måte bruker foreningens medlemsservice/tjenester vil vi motta opplysninger om deg. Eksempler på opplysninger som registreres som følge av dine aktiviteter og bruk av våre tjenester er:

  • Informasjon du gir oss når du for eksempel oppdaterer egne kontaktopplysninger, enten via «min side» eller ved kontakt med medlemsservice per telefon eller e-post
  • Informasjon du gir oss når du henvender deg til oss for å få råd eller bistand knyttet til ditt arbeidsforhold, herunder advokattjenester, karriereveiledning eller pensjonsrådgivning
  • Brukeropplysninger og svar du oppgir for undersøkelsesformål
  • Informasjon knyttet til deltakelse på kurs
  • Registrering av verv på lokalt eller sentralt nivå, samt deltakelse i fagutvalg
  • Annen informasjon som oppgis i dialog med medlemsservice, som for eksempel kontingentreduksjon og grunnlag for dette. Søker du om kontingentreduksjon på grunn av sykdom vil vi behandle helseopplysninger om deg så lenge kontingentreduksjonen varer.
  • Utmelding

Opplysningene vi har registrert om deg vil i all hovedsak komme fra deg selv, eller fra lokal tillitsvalgt som tar opp spørsmål av betydning for din arbeidssituasjon eller lønns- og arbeidsvilkår.

Juristforbundets ansatte og andre som behandler personopplysninger om våre medlemmer på våre vegne har taushetsplikt.

Hva brukes opplysningene til?

Juristforbundet samler inn personopplysninger til formålene som er angitt her:

  • Medlemskommunikasjon - Som medlem av Juristforbundet vil du motta medlemsinformasjon om faglige, sosiale og økonomiske interesser knyttet til vår kjernevirksomhet. Du vil for eksempel motta:
  • Nyhetsbrev fra Juristforbundet, i all hovedsak via e-post.
    • Medlemsbladet «Juristen» per post.

Via «Min side» vil du ha mulighet til å administrere hva du ønsker av tilbud og tilpassede nyheter. Du kan også motta nyhetsbrev fra Juristen ved å abonnere på dette.

  • Opplysninger om ulike verv – Når du har verv i Juristforbundet vil din kontaktinformasjon være tilgjengelig på våre nettsider slik at medlemmer kan kontakte deg ved behov. Når du har lokalt verv vil din kontaktinformasjon være tilgjengelig for medlemmene du er tillitsvalgt for via innloggede sider. Navnet ditt, hvilken rolle du er valgt til, e-postadresse og mobilnummer vil være tilgjengelig for medlemmer. Tillitsvalgte kan få tilgang til lister over egne medlemmer.
  • Deltakelse på kurs – Er du deltaker på kurs og arrangementer i regi av Juristforbundet godtar du at vi sender deg informasjon knyttet til din deltakelse. Vi lagrer opplysningene så lenge du er medlem, eller inntil 10 år av regnskapsmessige årsaker. Vi bruker også informasjonen om kursdeltakelse til statistiske formål slik at vi kan tilby et relevant og godt medlemstilbud. Ved kurs og arrangement som inkluderer overnatting på hotell sender vi navn og kontaktinformasjon til arrangementsstedet og eventuelt reisebyrå. Eventuelle helseopplysninger (allergier og lignende) som oppgis i forbindelse med kurs/overnatting slettes når kurset er gjennomført.
  • Lønns- og medlemsundersøkelse – Juristforbundet sender årlig ut lønns- og medlemsundersøkelser til alle medlemmene. Å svare på undersøkelsen er frivillig. Vi bruker informasjonen til å forbedre våre tjenester og medlemstilbud. Undersøkelsene er ikke anonyme, men opplysningene behandles konfidensielt.
  • Medlemstilbud/rabattavtaler - Som medlem i Juristforbundet har du tilgang til ulike medlemsfordeler. For å få tilgang til fordelene innen bank og forsikring vil det utleveres personopplysninger som navn, adresse, e-post og personnummer for å verifisere ditt medlemskap. Denne utvekslingen er basert på berettiget interesse, og har kun som formål å avklare status for medlemskap. Tilgangen til personopplysningene er begrenset og regulert i samarbeidsavtalene og databehandleravtalene vi har med disse. Ut over dette utleveres ikke personopplysninger, med mindre du har samtykket til det.

Når du oppgir personopplysninger til våre samarbeidspartnere for å oppnå en medlemsfordel er det disse som er ansvarlig for behandlingen av dine personopplysninger.

For behandling av personopplysninger som er basert på samtykke, vil du ha mulighet til å trekke tilbake samtykket hvis du ikke lenger ønsker at behandlingen skal fortsette. Vi gjør oppmerksom på at hvis du trekker samtykket vil dette kunne føre til at de tjenester som ytes eller behandling som skjer på grunnlag av samtykket, ikke vil kunne gjennomføres. Tilbaketrekking kan gjøres ved å kontakte oss på medlem@juristforbundet.no eller administreres direkte via «Min side» på juristforbundet.no.

  • Akademikersamarbeid - Juristforbundet er en tariffpart, og deltar i forhandlinger på sentralt og lokalt nivå. Vi kan ved behov, dele medlemsinformasjon med samarbeidspartnere, eksempelvis tillitsvalgte for Akademikerne, eller Akademikerne sentralt ved tarifforhandlinger, konfliktberedskap eller streik. Dette er en nødvendig og berettiget følge av vårt arbeid som fagforening.
  • Som kunde lagrer vi bl.a. ordinære personopplysninger, kontaktinformasjon og eventuelle andre personopplysninger som måtte følge av kundeforholdet. Behandling av personopplysninger er nødvendig for å kunne evaluere eller gjennomføre en avtale. Opplysningene som behandles avhenger av hvilket kundeforhold som opprettes. Eksempler på kundeforhold kan være kurs- og konferansedeltager, abonnent og annonsør.
  • Ved rekruttering til Juristforbundet lagrer vi blant annet ordinære personopplysninger, kontaktinformasjon og eventuelle andre personopplysninger som måtte følge av søknaden og søknadsprosessen. Behandling er nødvendig for å vurdere ditt kandidatur for stillingen du søker på. Alle opplysninger om deg slettes etter at rekrutteringsprosessen er avsluttet med mindre annet avtales. Ved ansettelse kan opplysningene inngå som en del av personalmappen.
  • Vi behandler også personopplysninger for andre grupper, avhengig av tilknytning til forbundet. Vi behandler bl.a. ordinære personopplysninger, kontaktinformasjon og eventuelle andre personopplysninger som måtte følge av tilknytningen. Grupper kan for eksempel være kontaktperson, fakturamottager, foredragsholder, leverandør og stipendmottaker.

3. Systemer og sikring

Juristforbundet behandler personopplysninger om medlemmer i forskjellige systemer, der brukertilgangen for hvert enkelt system er begrenset til kun autoriserte personer. De vanligste systemene er kundebehandlingssystem (CRM) og regnskapssystem (ERP).

Klient- og saksinformasjon i bistandssaker lagres i eget lukket system (Advisor) som er egnet til å håndtere dokumenter, saksgang og konfidensialitet til bransjestandard for advokatvirksomhet.

Godtgjørelser behandles i eget lønningssystem, utlegg og refusjoner behandles i et godkjenningssystem og utbetalinger behandles i vår nettbank.

Videre har vi eget system for dataflyt mellom CRM og ERP, samt støttesystemer for sending av utgående fakturaer, der personopplysninger er inkludert. Systemtilgang er begrenset til autorisert personell.

4. Utlevering og innsyn til andre

Vi utleverer ikke personopplysningene dine videre til andre, med mindre det foreligger et lovlig grunnlag for slik utlevering. Juristforbundet bruker databehandlere til å samle inn, lagre eller på annen måte behandle personopplysninger på våre vegne. I slike tilfeller har vi inngått avtaler for å ivareta informasjonssikkerheten i alle ledd av behandlingen.

Samarbeidsparter som drifter våre IT-systemer har tilgang til personopplysninger som er lagret. Tilgangen er begrenset og regulert i samarbeidsavtalene og databehandleravtalene vi har med disse. All behandling av personopplysninger som vi foretar skjer innenfor EU/EØS-området.

5. Lagringstid

Vi lagrer dine personopplysninger hos oss så lenge det er nødvendig for det formål personopplysningene ble samlet inn for. Dette innebærer at Juristforbundet oppbevarer personopplysningene om deg så lenge du er medlem og slettes når avtalen er oppfylt og alle plikter som følger av avtaleforholdet er oppfylt. Personopplysninger som behandles på bakgrunn av samtykke slettes, hvis du trekker ditt samtykke.

For noen opplysninger er Juristforbundet pålagt lengre lagringstid. Eksempler på dette kan være:

  • Regnskapslovgivningen pålegge lengre lagring av enkelte personopplysninger selv om avtalen er oppfylt.
  • Bistandssaker via Juristforbundets advokatkontor oppbevares i 10 år i henhold til advokatforskriften.

6. Dine rettigheter når vi behandler personopplysninger om deg

Du har rett til å kreve innsyn, retting eller sletting av personopplysningene vi behandler om deg. Du har videre rett til å kreve begrenset behandling, rette innsigelse mot behandlingen og kreve rett til dataportabilitet. Du kan lese mer om dine rettigheter på Datatilsynets nettside:  www.datatilsynet.no.   

Personopplysninger og samtykker til behandling som er gitt, er lettest tilgjengelig og administreres ved pålogging på Min Side, her: https://www.juristforbundet.no/logg-inn/. Assistanse gis også ved forespørsel til medlem@juristforbundet.no. Ytterligere kontaktinformasjon finnes på vår hjemmeside, www.juristforbundet.no. Vi vil svare på din henvendelse til oss så fort som mulig, og senest innen 30 dager. Vi vil be deg om å bekrefte din identitet eller oppgi ytterligere informasjon før vi gir svar. Dette gjør vi for å være sikre på at vi kun gir dine personopplysninger til deg og ikke noen som gir seg ut for å være deg.

7. Klager

Dersom du mener at vår behandling av personopplysninger ikke stemmer med det vi har beskrevet her eller at vi på andre måter bryter personvernlovgivningen, kan du sende en e-post til personvern@juristforbundet.no. Ytterligere kontaktinformasjon finnes på vår hjemmeside, www.juristforbundet.no.

Du kan også klage til Datatilsynet. Du finner informasjon om hvordan på Datatilsynets nettsider: www.datatilsynet.no.

8. Endringer

Personvernerklæringen godkjennes av Generalsekretær.

Oppdatert personvernerklæring vil alltid finnes lett tilgjengelig på vår nettside. Vesentlige endringer vil, hvis mulig, bli varslet.

Sist endret og godkjent 14. august 2019.